Op basis van een verzoek van een buitenlandse overheid besluit de stuurgroep water internationaal (met vertegenwoordigers van ministeries BZ, I&M en EZ) of daadwerkelijk een DRR-Team wordt ingezet. Voordat de stuurgroep een besluit neemt wordt in overleg met de Nederlandse ambassade uit het land het verzoek nader onderzocht en toegelicht. Ook voert NWP een sectorscan uit om inzicht te krijgen in welke Nederlandse partijen kennis hebben van het gebied en of Nederland daadwerkelijk toegevoegde waarde kan bieden. De sectorscan wordt altijd aangekondigd via de website, NWP nieuwsbrief en de contactpersonen bij de organisaties.

Op het moment dat besloten is dat op het verzoek wordt ingegaan, wordt de opdracht nader uitgewerkt in een Term of Reference (ToR) in samenwerking met een teamleider uit de teamleiderspool. Voor de benodigde expertise worden experts geselecteerd uit de expertpool van het DRR-Team.